Att arbeta i en styrelse är ett ärofyllt uppdrag! Det kräver tid och engagemang av ledamöterna och suppleanterna men i gengäld lär man sig otroligt mycket av att leda en förening! Men en valberedning då – vad gör den?
Klubbens framtid – valberedningens viktiga arbete
På klubbens årsmöte väljs en grupp väldigt viktiga personer som under året ska ta fram förslag på personer till nästa års styrelse, nämligen valberedningen. Precis som namnet säger, ska alltså denna grupp förbereda valen till årsmötet. Deras arbete startar direkt efter årsmötet och inte, som många tycks tro, några veckor före årsmötet. I klubbens stadgar hittar man vad arbetet består av; att ta fram förslag på ordförande, ledamöter och suppleanter i styrelsen och revisorer. Valberedningen ska även föreslå en ordförande till årsmötet, en mötesordförande.
Lägg upp jobbet
Sammankallande i valberedningen (väljs på årsmötet) kallar till möten. På första mötet kan det vara lämpligt att diskutera igenom uppdraget och att fördela arbetsuppgifterna. Tänk på att föra protokoll som alla i valberedningen får ta del av. Om valberedningen känner sig osäker på sitt uppdrag så kan man höra med Studiefrämjandet om utbildningar och kurser i ämnet.
Tidsplan
Det kan underlätta om ni gör en tidsplan för ert arbete. Den kan se ut så här:
- Under (månad) går vi ut med en förfrågan till sittande styrelseledamöter ang. deras arbete och fortsatta engagemang i styrelsen (se förslag på intervjumall nedan)
- Under (månad) skickar vi en förfrågan till alla medlemmar i klubben om förslag på nya ledamöter till styrelsen
- Under (månad) redovisar vi alla förslag till sittande styrelse och ger styrelsen möjlighet att tycka till
- Under (månad) presenterar vi våra förslag till ny styrelse och bifogar förslaget till årsmöteshandlingarna
Vilka platser i styrelsen är lediga?
Alla platser i styrelsen där mandatperioden löper ut eller där en ledamot har valt att avsluta sitt uppdrag i förtid, är lediga när man väljer en ny styrelse. Även om en ledamot har tackat ja till att sitta kvar en mandatperiod till, innebär inte det att man ”sitter säker”. Det är valberedningen som lägger fram ett förslag på kommande styrelsesammansättning och slutligen årsmötet som väljer vilka dessa ska vara. Valberedningen ser till helheten, hur sammansättningen i styrelsen ska se ut, när de tar fram sitt förslag. Allt för att klubben ska få en så effektiv ledning som möjligt.
Omval, nyval, fyllnadsval – vad är vad?
Omval är precis som det låter, valberedningen förslår att en ledamot eller suppleant väljs om, på ytterligare en mandatperiod på samma post som tidigare. Till exempel kan valberedningen föreslå ordföranden till omval.
Om det däremot är så att valberedningen föreslår sittande ordförande som ledamot så blir det ett nyval. Ett nyval är alltså en ny person på en ny styrelseplats.
Fyllnadsval blir det om en person i styrelsen har tid kvar på sin mandatperiod men väljer att sluta i förtid. Då ”fyller” man upp den styrelseposten med ett fyllnadsval fram till den tidigare ledamoten/suppleantens mandattid går ut (oftast ett år).
Sätt er in i styrelsens arbete!
För att få en bra sammansatt grupp, ska deltagarna vara olika och ha en bredd av kunskaper. Det behövs någon som är en idéspruta, någon som bromsar, någon som är en do-er, någon som kan se helheten och någon som ser detaljerna.
En styrelse behöver ledamöter med kunskap om ekonomi, marknadsföring, personalfrågor, utbildning, barn och ungdomar, styrelsearbete, föreningskunskap, Sveriges Hundungdom och såklart – hund!
Men framför allt behövs ett stort engagemang och en lust att avsätta tid för att driva frågor som för klubben framåt!
Sätt er in i styrelsens arbete och vilka kompetenser som finns där. Detta kan ni göra på flera olika sätt: delta vid något styrelsemöte (kom ihåg att anmäla intresse för detta i god tid till ordförande), läsa styrelseprotokollen och intervjua styrelsen (förslag på intervjumall finns nedan).
Intervjua styrelsen
Intervjumall - förslag på intervjumall
Vad säger medlemmarna?
Det är också viktigt att delta på klubbmöten eller kurser/utbildningar för att där prata med medlemmar och lyssna efter förslag och åsikter. Valberedningen kan fråga efter förslag på lämpliga kandidater till styrelsen i klubbens forum (tidning, hemsida, facebook, etc).
Hjälp med nomineringar
Nominator har tagit fram ett verktyg på nätet som kan hjälpa valberedningen med att få fram namn, nomineringar, till styrelsen.
Nu är det dags att vaska fram namn
När man sedan fått en tydlig bild över styrelsen så kan man börja fundera på namn till de olika posterna. Här är det viktigt att noggrant se till att ingen av de personer man föreslår är jävig. Till exempel kan man inte sitta i styrelsen och att någon annan i samma familj är revisor. När man tillfrågar olika personer om uppdrag i styrelsen, så är det viktigt att man är så uppriktig som möjligt och beskriver uppdraget på ett korrekt sätt. De personer som kommer att bli valberedningens förslag kan gärna skriva en presentation av sig själva, ett CV. Dessa presentationer kan med fördel skickas ut tillsammans med övriga årsmöteshandlingar.
Lämna ifrån er förslaget i tid
Förslaget från valberedningen skall lämnas till styrelsen senast 14 dagar innan årsmötet. Om man vid detta tillfälle har någon vakans, en ledig plats, i förslaget, så får man helt enkelt lov att skriva det och sedan arbeta vidare fram till årsmötet med att hitta en kandidat.
Vid själva årsmötet ska någon från valberedningen, oftast sammankallande, vara på plats för att berätta om, föredra, valberedningen förslag till de olika valen. Detta är också ett utmärkt tillfälle att berätta hur man har arbetat i valberedningen och hur man kommit fram till sitt förslag.
Lycka till med ert uppdrag!