Årsmötet - inför, under och efter

I samband med ett nytt år så är det viktigt att vi får in alla viktiga dokument från lokalklubbar och distrikt. Dessa papper behöver vi för att kunna söka bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) så att ni får ut ert verksamhetsbidrag. Och extra bidrag till klubbkassan vill ni ju ha!

Det är en del jobb som styrelsen och de förtroendevalda i klubben behöver göra för att förbereda allt inför årsmötet. Här har vi listat allt i en steg för stegguide. Behöver ni hjälp med något? Tveka inte att kontakta kansliet, så hjälper vi er!

Pandemin har gjort att vi fått tänka och planera om en hel del, även hur vi ska kunna genomföra våra årsmöten på ett smittsäkert sätt. Visst är det trist att inte kunna ses, men det digitala mötet har trots allt en massa fördelar, det öppnar nya dörrar och nya möjligheter visar sig. Till exempel får alla samma restid till årsmötet och fler kanske vågar att begära ordet? Även om pandemin kommer att försvinna till sist, så tror vi att det digitala mötet är här för att stanna.

Klubbenkäten är en temperaturmätare på hur den lokala Hundungdomsklubben mår och hur verksamheten ser ut. Detta är oerhört värdefull information för oss och redovisas i vår centrala verksamhetsberättelse. Vi vill ha in den besvarade Klubbenkäten så fort som möjligt men allra senast 1 mars 2024.

Vid årets slut fyller de som har suttit i styrelsen under året, i denna blankett och skickar in till kansliet. Det går naturligtvis bra att skriva en egen men denna ska i så fall användas som försättsblad. Det som är viktigt är att ni fyller i både det totala antalet medlemmar som klubben har haft och det antal medlemmar som är bidragsberättigande, det vill säga de mellan 6-25 år. I början av januari varje år får klubben ett mejl av kansliet med det antal medlemmar som klubben hade per den sista december.

Vad vill du att klubben ska göra? Har du en idé som du vill att årsmötet ska besluta om? Köpa in nya agilityhinder? Arrangera en klubbkamp eller ett prova-på-läger? Jättebra, då har du en bra början till en motion!  

Att arbeta i en styrelse är ett ärofyllt uppdrag! Det kräver tid och engagemang av ledamöterna och suppleanterna men i gengäld lär man sig otroligt mycket av att leda en förening! Men en valberedning då  – vad gör den? 

Ibland är det lite extra klurigt att hitta någon som vill ta posterna i styrelsen som kräver ett större ansvar. Rollen som kassör kan vara en sån styrelsepost som är svår att hitta frivilliga till. Att sköta klubbens ekonomi kan verka läskigt, en kanske inte ens har betalat en räkning tidigare och nu ska en sköta hela klubbens pengar och ekonomi. Men vi lovar er att det är inte så svårt och vi vet att du kommer lära dig massvis och bli ett proffs på siffror!

Peppa era medlemmar att komma på årets viktigaste möte - klubbens årsmöte! Hur gör man för att medlemmarna ska komma till ett "tråkigt" årsmöte? Hur får man dom att förstå att de kan påverka klubbens verksamhet och vilka som ska vara med och driva klubben? 

Slår man upp ordet revisor i Svenska akademiens ordlista kan man läsa att det betyder granskare och att ordet revision betyder granskning. Revisorerna skall se till att verksamheten i klubben, bedrivs i enlighet med stadgar, uppsatta mål och fattade beslut.

Enligt Sveriges Hundungdoms stadgar, så ska lokalklubbens årsmöte innehålla vissa paragrafer (punkter) i det som kallas dagordning. Man kan självklart ta upp fler saker än dessa paragrafer men här i förslaget på dagordning hittar du de som behöver vara med. Längst bak hittar du en förklaring till varje paragraf, som gör det lite lättare att förstå vad det är man gör och beslutar om. 

Det finns vissa paragrafer (punkter) i årsmötets dagordning som man gärna vill ska bli omedelbart justerade och det är paragraferna som gäller valen (till ordförande, ledamöter, osv). Detta är för att styrelsen ska kunna börja jobba direkt efter årsmötet och inte behöva vänta tills sekreteraren har skrivit protokollet och justerarna och mötesordföranden har fått protokollet och skrivit under det (justerat).

När klubben har haft sitt årsmöte, så är det dags att fördela styrelsens arbetsuppgifter mellan styrelsemedlemmarna. Detta görs på ett så kallat konstituerande möte och hålls oftast direkt efter årsmötet eller kort därefter. 

Blanketten ska så snart klubben haft årsmöte, skickas in till Sveriges Hundungdoms kansli men allra senast  31 mars. Längst ner hittar ni dokumenten i pdf och word om ni hellre vill skriva ut och fylla i. 

Den 25 maj 2018 infördes en ny dataskyddsförordning och i samband med den så fick alla Sveriges Hundungdoms lokalklubbar och distrikt skriva på ett biträdesavtal. Detta avtal betyder att vi t ex får skicka medlemslistor till er. Det är tecknat för hela organisationen/lokala klubben och inget som en enskild person är ansvarig för. Personen som har skrivit under, är bara kontaktperson just då. Så har klubben en gång skrivit på ett biträdesavtal, så behöver ni alltså inte teckna ett nytt när ni väljer en ny styrelse.